Over Ronald Spruit Adviseert

Ronald Spruit Adviseert. Welkom. Samen maken we managementsystemen en conformiteitsbeoordeling leuker. En vooral eenvoudiger. Ons gezonde verstand is onze belangrijkste tool.

Zet vooroordelen opzij en ervaar dat creativiteit en leergierigheid belangrijker zijn dan wat dan ook. Lees normen eens op een andere manier dan als een verzameling moetjes. Kijk naar alles wat er al is. Luister naar de ideeën die er al zijn. Zonder een snel oordeel.

Oplossingen zijn makkelijker te vinden als ideeën, informatie en kennis vrij wordt gedeeld. Niet star vasthouden aan het oude. Of aan ‘mijn’, maar er ‘ons’ van maken. Mogelijkheden zijn soms voor de hand liggend, soms verrassend anders, maar altijd het liefst eenvoudig.

En stap voor stap. Met plezier. Het kan. Creatiever, leuker én doeltreffender, bedoel ik.

'DE WARE ONTWIKKELINGSREIS IS GEEN SPEURTOCHT NAAR NIEUWE LANDSCHAPPEN MAAR WAARNEMEN MET NIEUWE OGEN' 

- Marcel Proust -

Ronald Spruit Adviseert over ...

Managementsystemen

De basis van prestaties is te vinden in het team. Het implementeren van een systeem is in feite teambuilding, maar dan zonder de jaarlijkse bowling dag. Een team ontstaat als er een veilige omgeving wordt gecreëerd. En successen worden behaald. Met heldere afspraken, eerlijke feedback en oog voor inclusiviteit. Iedereen denkt mee. Iedereen doet mee. En iedereen deelt mee in het succes.

Leren van wat goed gaat

Natuurlijk kunnen fouten leerzaam zijn. Maar als u gaat zitten wachten op fouten, dan gaat het leren vrij langzaam. Er vanuit gaande dat u niet bewust fouten wilt maken. Leren van wat goed gaat, heeft als voordeel dat er veel meer leermomenten zijn. U leert daardoor sneller hoe uw processen en/of activiteiten werkelijk samenhangen. En daardoor heeft u sneller inzicht wat het effect is van uw handelingen en wat u kunt doen als iets fout dreigt te gaan.

Bang voor bureaucratie?

Niet nodig. We gaan niet voor dikke boeken met ellenlange teksten waarin alles tot in den treuren is uitgeschreven. Liever niet zelfs. Kort en bondig, daar ga ik voor. In een vorm die het beste bij uw werknemers past. Of er binnen systeem nog wel ruimte voor eigen ideeën en creativiteit is? Daar kan ik kort en bondig 'ja' op antwoorden: het is úw systeem, dus als uw organisatie niet rigide is, zal uw systeem dat ook niet zijn.

Kijken naar samenwerking

Een organisatie staat voor samenwerking. Samenhang is nodig voor samenwerking. Geen losse elementen, maar verbindingen. De samenhang moet inzichtelijk worden. Daarin wordt een organisatie van bovenaf bekeken. Alsof het een systeem is. Wie namelijk voldoende boven de materie staat kan adequaat en bewust aansturen. En kent de gevolgen van gebeurtenissen. Anders gezegd: die weet wat er gebeurt wanneer je ‘aan de knoppen draait’.

Conformiteitsbeoordeling

Vertrouwen in producten of diensten is niet vanzelfsprekend. Maar het is iets dat er 'gewoon' zou moeten zijn. En zo is het ook gelukkig voor veel mensen.

Uit het zicht van velen bevindt zich de wereld van conformiteitsbeoordeling. Bedoeld om het vertrouwen te geven dat een product of dienst écht aan alle veiligheidseisen voldoen. Of dat een proces altijd tot een gewenst resultaat zal leiden. Dat een bewering van een fabrikant klopt met de werkelijkheid. En dat een managementsysteem écht bijdraagt aan het behalen van doelstellingen.

Compliance management of kwaliteitsmanagement

Binnen conformiteitsbeoordelende instellingen worden ze nog wel eens op één hoop gegooid. Niet geheel onbegrijpelijk. De regels waaraan moet worden voldaan zijn bedoeld om de klant zekerheid te geven. Maar alleen aan de 'regeltjes' voldoen is niet per se voldoende voor tevreden klanten.

Conformiteitsbeoordeling valt ook simpelweg ook gewoon onder 'dienstverlening'. Met alle verwachtingen die klanten daarbij mogen hebben.

Accreditatie: een hoop gedoe?

Als het gaat om vertrouwen, dan weegt de conclusie van een onafhankelijke derde zwaar. Ook het proces van conformiteitsbeoordeling moet betrouwbaar zijn. Accreditatie is niet meer dan vanzelfsprekend. Omdat het leidt tot exponentiële toename van het vertrouwen in de uitkomst.

Accreditatieregels zijn geen labyrint. En ook geen web waar geen ontsnappen uit mogelijk is. De regels zijn logisch en begrijpelijk uitgaande van de basisprincipes. Niet ingewikkeld, maar vanwege het belang, zijn het er wel veel.

Als het gaat om vertrouwen, dan weegt de conclusie van een onafhankelijke derde zwaar. Ook het proces van conformiteitsbeoordeling moet betrouwbaar zijn. Accreditatie is niet meer dan vanzelfsprekend. Omdat het leidt tot exponentiële toename van het vertrouwen in de uitkomst.

Accreditatieregels zijn geen labyrint. En ook geen web waar geen ontsnappen uit mogelijk is. De regels zijn logisch en begrijpelijk uitgaande van de basisprincipes. Niet ingewikkeld, maar vanwege het belang, zijn het er wel veel.

Mensen maken het verschil

Ook conformiteitsbeoordeling is mensenwerk. Uiteraard zijn er hulpmiddelen. En deze worden steeds beter, maar het echte verschil wordt gemaakt door mensen die nét het verschil maken. Doordat ze niet blind procedures opvolgen. Maar omdat inspelen op onverwachte situaties. Omdat ze daarvoor de bevoegdheden én de competenties hebben.

De werkwijze van Ronald Spruit Adviseert

Er is geen methode Ronald®. Geen vast stappenplan. Geen templates of ‘kleurplaten’. Geen dure training voor een licentie om de methode te mogen toepassen. En zeker geen handige webbased applicatie waar u een account op moet aanmaken en nooit meer vanaf kunt.

Bij mijn aanpak hanteer ik een aantal basisprincipes. In combinatie met een stevig kader. Dat kader vind ik in (internationale) normen en richtlijnen. Simpelweg omdat het gedragen samenvattingen zijn van de bewezen werkwijzen op een specifiek terrein.

Het doel is echter nooit het implementeren van een norm, maar een effectief systeem of proces. Waarbij systeem een metafoor is voor geformaliseerde samenwerking, in mijn ogen. Tussen mensen. Een team dus. Een systeem is namelijk geen softwareapplicatie. Noch is een systeem een verzameling documenten, soms een handboek genoemd. Ook al zouden sommigen dat wel graag zo zien.

"DOORDAT JE ONS ZOVEEL ZELF HEBT LATEN DOEN, BEGRIJP IK BETER HOE ONS SYSTEEM IN ELKAAR ZIT" 

 

Samen

 

Veranderen is voor veel mensen niet altijd even makkelijk. Het betekent het omarmen van het onbekende. En dat is lastig. Van daaruit vind ik het belangrijk u en uw organisatie goed te informeren. Met name over ieders rol in het geheel. Mensen zijn nu eenmaal meer gemotiveerd als ze betrokken worden en weten waaraan ze bijdragen. Want veranderen doe je altijd samen.

Voor mij ligt de nadruk dus niet op handboeken, procedures of software. Maar op samenwerking en ieders input.

Luisteren en kijken

Een andere belangrijke pijler voor mij is het zoeken naar organische oplossingen. Door goed te kijken en luisteren zonder oordeel. Al beschouwend breng ik het natuurlijke pad dat een organisatie zelf al gebaand heeft in kaart. De implementatie van veranderingen verloopt dan vaak soepeler. Ik houd dus altijd zicht op de mensen - met de norm in mijn achterhoofd. Plus een stevige dosis nuchterheid en gezond verstand! Daarmee komen we echt een heel eind.

Kennis delen

Ik leer en werk om bij te dragen aan de synergie. Aan het samen-staan-we-sterk. Altijd al. Kennisdelen, begrip en eigenaarschap zijn daarbij essentieel. Dat vraagt een actieve bijdrage van uw kant. Zo vlieg ik mijn projecten aan. Mijn ondersteuning betekent dan ook niet dat ik u alle werk uit handen neem. Het heeft immers doorgaans een tijdelijk karakter. Alle oplossingen die we toepassen moeten zo snel mogelijk door u zelf kunnen worden uitgevoerd. Ik leer u de fijne kneepjes en weetjes.  Dat scheelt bovendien weer adviestijd.

Basis van uitgangspunt

Het begint altijd met de basis. Hoe dan ook. Geen stappen overslaan vanwege ambitie. Of een onrealistisch zelfbeeld. Eerst leren lopen, dan leren rennen. Zorgen dat processen doeltreffend worden. Een werkwijze erin 'slijpen'. Daarvan leren. Dan pas kijken of het handiger kan. Zonder afbreuk te doen aan de resultaten. Geen stappen overslaan.

Implementeren

Het gaat niet om het implementeren van een norm, maar om implementeren van een doeltreffend managementsysteem. Of de processen voor het uitvoeren van een conformiteitsbeoordeling. Een managementsysteem moet helpen om dingen (in één keer) goed te doen. En op momenten dat het onverhoopt toch niet (in één keer) goed was helpen om daar zo snel mogelijk een goede oplossing te vinden. Een proces voor conformiteitsbeoordeling moet altijd leiden tot een betrouwbare uitkomst. Dat is het doel.

Ik zoek samen met u naar de balans tussen wat nodig is aan 'beheersing' en wat nodig is aan 'flexibiliteit'. Tussen wat nodig is aan standaardisatie of documentatie en wat nodig is aan ruimte voor medewerkers om zelf te beslissen. Het doel is niet 'audit ready' of  'voldoen aan de norm', maar het is wel een van de resultaten.

Auditen

Vaak behelzen interne audits niet meer dan een jaarlijkse rituele dans om een externe auditor of assessor tevreden stellen. Omdat het nu eenmaal moet. Maar wist u dat interne audits heel waardevol kunnen zijn? En de leiding van uw organisatie cruciale informatie kunnen leveren? (Lees ook mijn blog over dit onderwerp.)

Ik zoek samen met u naar de meest geschikte methode(n) -passend bij uw organisatie- om de interne audits naar een hoger plan te tillen. Dat kan in de rol van auditteamleider. Maar ook door het trainen van uw auditteam, een gedeelte van de interne audit op te nemen of door het kritisch becommentariëren de resultaten van het auditteam.

Sparren

Een KAM-coördinator moet het vaak maar alleen zien te redden. Géén directe collega's om ideeën mee te delen, vragen aan te stellen of grotere klussen mee aan te vliegen. Ik denk graag mee. 

Hoe prettig kan het dan zijn als hij of zij periodiek een ochtendje kan sparren. Ideeën toetsen. Gewoon samen vanuit meerder invalshoeken bekijken of het écht wel zo’n briljante oplossing is. Om het idee fijn te slijpen. Of geheel af te wijzen.

Bijspringen

Er zijn van die momenten waar het KAM-werk even wat meer is dan normaal. Piekmomenten. Denk aan het (binnen 12 weken) oplossen van geconstateerde afwijkingen. Of het voorbereiden van interne audits.

Prettig om dan korte tijd te beschikken over iemand die het KAM-team direct kan aanvullen. Iemand die helpt om de klus te klaren binnen de beschikbare tijd. Ik heb het vaker gedaan.

Trainen

Trainen is niet hetzelfde als het volgen van een cursus. Een training is bedoeld om kennis of vaardigheden te verwerven. Niet om te wachten tot het half vijf is en het certificaat van deelname wordt uitgereikt.

Het aanleren van nieuwe kennis of vaardigheden vergt tijd. En herhaling om die kennis of vaardigheden écht eigen te maken. Een training bestaat daarom uit meerdere sessies, observaties en (zelf) reflectie.

Een training kan gaan over het uitvoeren van interne audits of het omgaan met afwijkingen. Of welke andere niet eenmalig benodigde kennis of vaardigheid.

Interimmen

Soms is uw eigen KAM-coördinator even niet beschikbaar. En soms is even wat langer omdat hij of zij een 'andere uitdaging' heeft gevonden. De opvolger laat nog even zich wachten. Maar het werk gaat wel gewoon door.

Het liefst lost u dit intern op. Dat lijkt me verstandig. Maar het kan zijn dat de kaarten gewoon even anders liggen. Dan is inhuren voordeliger. Of sneller. Geen probleem om de honneurs tijdelijk waar te nemen.

Ook voor meer permanente ondersteuning kan ik van dienst zijn. Maar dan heet het geen 'interim'. 

Inwerken

Het kan lastig zijn om dat schaap met de vijf poten te vinden. Goede KAM-medewerkers zijn gewild. En daarom niet altijd makkelijk te werven. Een optie is om de oorspronkelijke eisen ietwat te verlichten. De lat wat verlagen. En vervolgens uit te gaan van een wat langer inwerktraject.

Mijn rol kan zijn om de nieuwe medewerker een periode te begeleiden. Waarbij ik eventueel ook een ontbrekende vaardigheid kan opvullen als uw nieuwe collega deze niet bezit. De lat leggen we stapsgewijs op de gewenste hoogte.

Re-animeren

Soms heeft u zelf andere prioriteiten. Soms al wat langere tijd. Daardoor is het onderhoud van uw managementsysteem of uw proces er wat bij ingeschoten. U bent niet de eerste die dat overkomt, maar uw systeem of proces is meer dood dan levend.

Wat ooit goed was, is op zich weer eenvoudig opnieuw tot leven te wekken. Maar het moet wel gedaan worden. Het liefst voordat uw klant, certificatie-instelling of accreditatie-instelling op de stoep staat voor een grondige audit.

Met heldere en concrete afspreken én de nodige inspanning kunnen we samen veel bereiken in korte tijd. Maak wel voldoende ruimte in uw agenda.

koffie?

Als u iets wilt weten of iets met mij wilt delen, dan kunt u natuurlijk mailen. Of bellen. Of heel 'modern' Zoomen. Dan sta ik u graag te woord. Maar als onze agenda's het toelaten, spreek ik het liefst met u af. In real life. Even écht kennis maken. (Koffie smaakt me trouwens zowel 's ochtends, 's middags als 's avonds prima.)

Ik ben bereikbaar op:

@ advies@ronaldspruit.nl

T +31(0) 68 3030 571

 

En Ronald Spruit Adviseert is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 59789263