Weliswaar niet kraakvers, maar toch een leuk document voor veel organisaties: IAF MD 1:2018. Het bestuderen en inspelen op dit document kan uw organisatie helpen om geld uit te sparen. De MD 1 gaat over de wijze waarop certificatie-instellingen (CI's) multi-site certificatie moeten uitvoeren. Multi-site certificatie kan worden toegepast op managementsystemen binnen multi-site organisaties.
Simpel gesteld is er sprake van 'multi-site' als er meerdere vestigingen worden aangestuurd met één managementsysteem. Dat klinkt simpel, maar er zijn wat haken en ogen. Daar over zo meer, maar de eerder genoemde besparing voor uw organisatie komt voort uit de mogelijkheid dat een CI niet op al uw vestigingen dezelfde onderwerpen hoeft te onderzoeken. Tijdbesparing dus. Dit kan alleen als het managementsysteem daarop is ingericht. Niet iedere situatie waar een organisatie beschikt over meerdere vestigingen leent zich overigens voor multi-site certificatie.
Enkel meerdere vestigingen
Als een organisatie beschikt over meerdere vestigingen, en elk van deze vestigingen voert werkzaamheden op een eigen wijze uit en beschikt over een volledig eigen managementsysteem, dan moet de CI op iedere vestiging een volledige audit uitvoeren. Vanzelfsprekend. In feite is er hier geen sprake van een multi-site audit, maar van meerdere audits. De CI moet namelijk op iedere vestiging onderzoeken hoe het managementsysteem is opgezet en moet bijvoorbeeld op iedere vestiging het interne audit proces en de management review beoordelen.
Meerdere vestigingen met centraal managementsysteem
Als een organisatie beschikt over meerdere vestigingen, maar iedere vestiging maakt gebruik van een aantal gemeenschappelijke onderdelen van een centraal managementsysteem, en daarnaast nog enkele vestiging specifieke onderdelen, dan kan de CI volstaan met een beperkte audit op iedere vestiging. Hiervan kan sprake zijn als een organisatie op de ene vestiging productiewerkzaamheden verricht en op een andere vestiging de verkoopwerkzaamheden. De gemeenschappelijke onderdelen, zoals de interne audit en de management review, hoeven alleen op het ‘hoofdkantoor’ te worden beoordeeld en de productie- respectievelijk de verkoopactiviteiten op de desbetreffende vestiging.
Meerdere vestigingen met centraal managementsysteem en identieke werkzaamheden
Als een organisatie beschikt over meerdere vestigingen, en elk van deze vestigingen voert dezelfde werkzaamheden uit, op (vrijwel) dezelfde wijze, én maakt gebruik van een aantal gemeenschappelijke onderdelen van een centraal managementsysteem, dan hoeft de CI niet iedere vestiging afzonderlijk te beoordelen. Denk hierbij aan een organisatie met meerdere productievestigingen. De verschillende vestigingen kunnen dan steekproefsgewijs worden bezocht.
Voordelen multi-site certificatie
Een centraal managementsysteem en vestigingen die werkzaamheden op identieke wijze uitvoeren hebben duidelijk voordelen. Niet alleen kan er audittijd – zowel extern als intern – maar biedt een centraal managementsysteem de mogelijkheid om de prestaties van verschillende vestigingen met elkaar te vergelijken. Om van elkaar te kunnen leren. Het doorvoeren van verbeteringen wordt een stuk eenvoudiger. Centrale onderdelen hoeven namelijk alleen op het hoofdkantoor te worden aangepast en voor de ‘decentrale’ onderdelen hoeven verbeteringen ook slechts eenmaal te worden bedacht. Wel uiteraard meerdere keren geïmplementeerd, maar ook daar hoeft maar eenmaal een implementatieplan voor te worden opgesteld.
Nadelen multi-site certificatie
Er is ook een keerzijde aan deze wijze van certificatie. Als op één van vestigingen een certificaat wordt geschorst of ingetrokken, dan geldt dit voor het gehele certificaat. Dus voor alle vestigingen. Voor afwijkingen op de vestigingen geldt iets vergelijkbaars. Een afwijking geconstateerd op één vestiging, moet door de organisatie ook worden onderzocht op alle andere vestigingen. Want die werken immers op dezelfde wijze. En in de praktijk kan het onwenselijk zijn om op alle vestigingen exact hetzelfde te werken, soms zijn er sterke lokale of regionale verschillen (context!), die ervoor zorgen dat een andere aanpak noodzakelijk is.
Reactie plaatsen
Reacties