De High Level Structure en MD 11:2019

Recent zijn de eerste gesprekken gestart over de herziening van, of beter gezegd: gewenste aanpassingen aan de High Level Structure (HLS). U weet wel, de vaste structuur,  inclusief gemeenschappelijke teksten en definities, voor (bijna) alle managementsysteemnormen. Een interessant proces om te volgen voor wie meerdere systemen te managen heeft en hoopt dat de integratie nog eenvoudiger wordt.

Voor iedere organisatie die beschikt of wil gaan beschikken over een geïntegreerd managementsysteem is de MD 11 een interessant document. Onlangs heeft IAF een vernieuwde versie gepubliceerd.

Wat zijn geïntegreerde audits?

MD 11 bevat de eisen waar uw certificatie-instelling (CI) aan moet voldoen als zij een geïntegreerde audit uitvoert. Een geïntegreerde audit houdt in dat uw managementsysteem tegelijkertijd tegen twee (of meer normen) wordt beoordeeld. Dat heeft voor u als organisatie het voordeel dat er aanzienlijk minder tijd nodig is voor de uitvoering. Waardoor uw medewerkers minder overlast ervaren. En niet onbelangrijk de factuur van de CI substantieel lager kan worden.

War moet een certificatie instelling regelen?

Uw CI moet vooraf een inschatting maken – en deze in een later stadium bevestigen – dat er binnen uw organisatie sprake is van een (deels) geïntegreerd managementsysteem. Denk aan een managementsysteem met zowel elementen gericht op de kwaliteit van uw producten en diensten (ISO 9001) als elementen die gericht zijn op het verbeteren van uw milieuprestaties (ISO 14001). De mate van integratie van de verschillende aspecten bepaalt ook de mate waarin de certificatie-audit kan worden geïntegreerd.

Een andere factor die hierbij meespeelt is of de CI beschikt over auditoren die gekwalificeerd zijn voor beide normen én dan ook nog voor de branche waarbinnen uw organisatie werkzaam is. Maar dat is verder voor u minder relevant.

Om dus optimaal te profiteren van de voordelen geïntegreerde certificatie-audit is het aan u om uw managementsystemen zo goed mogelijk te integreren. MD 11 geeft handreikingen* welke onderdelen van een managementsysteem kunnen of moeten samensmelten:

• An integrated documentation set, including work instruction to a good level of development, as appropriate;
• Management review that consider the overall business strategy and plan;
• An integrated approach to internal audits;
• An integrated approach to policy and objectives;
• An integrated approach to systems processes;
• An integrated approach to improvement mechanisms, and
• Integrated management support and responsibilities.

*) Bewust in het Engels laten staan om vertaal- en interpretatie-issues te voorkomen.

Combineren of integreren?

Hierbij moet u zich realiseren dat combineren en integreren niet hetzelfde zijn. Een gecombineerd managementsysteem houdt in dat er feitelijk twee (of meer) managementsystemen naast elkaar bestaan. Een geïntegreerd managementsysteem is werkelijk één managementsysteem dat betrekking heeft op twee (of meer) aspecten. Ofwel, twee (of meer) managementsystemen moeten samensmelten tot één systeem.

Neem bijvoorbeeld de interne audits. U kunt er voor kiezen om uw interne audits voor uw milieumanagementsysteem en uw kwaliteitsmanagementsysteem in één auditprogramma onder te brengen. Als dat inhoudt dat u in het voorjaar een interne audit plant voor uw milieumanagementsysteem en in het najaar een interne audit voor uw kwaliteitsmanagementsysteem, dan is er geen sprake van integratie. Pas als u op één moment beide aspecten onderzoekt, door een auditor of auditteam dat voor beide aspecten competent is bevonden en dat uitmondt in één auditrapport, is er sprake van integratie.

Uw certificatie-auditor hoeft in dat laatste geval maar één gesprek te hebben met uw interne auditor en hoeft maar één auditrapport door te nemen om te weten te komen hoe de interne audits op milieu én kwaliteit zijn uitgevoerd. Dat bespaart (audit)tijd.

Welke onderdelen integreren?

Net zoals uw CI het één en ander moet regelen om geïntegreerde certificatie-audits te mogen uitvoeren, moet u dus bij de inrichting van uw twee (of meer) managementsystemen zorgen dat een geïntegreerde certificatie-audit echt mogelijk is. Als u optimaal gebruik maakt de HLS, dan komt u al een heel eind. De eisen uit de hoofdstukken 4, 5, 6, (7), 9 en 10 van de HLS komen sterk overeen met de hiervoor genoemde punten uit MD 11.

Als het u lukt om op deze punten tot volledige integratie, dan biedt MD 11 een (financieel) interessant optie. In plaats van 2x de volledige audittijd voor een managementsysteem is het dan toegestaan om 1x de volledige en 1x de halve audittijd toe te passen. Waarbij moet worden vermeld dat de ‘grootste’ audittijd volledig en de ‘kleinere’ mogen worden gehalveerd. Maar een simpele rekensom leert dat bij twee managementsystemen die (ongeveer) evenveel audittijd zouden vergen, een extra korting van 25% op het totaal mogelijk is. En aangezien de omvang van de factuur die u ontvangt voor het grootste deel bestaat uit een vergoeding van de tijdsbesteding van de auditor(en), tikt minder audittijd dus snel aan.

Moraal van het verhaal

De consequente toepassing van de HLS levert u niet alleen een beter managementsysteem op, - en dus betere resultaten -, maar kan in bepaalde situaties ook helpen om geld te besparen.