Directieverantwoordelijkheid

Gepubliceerd op 15 juni 2022 om 09:17

Een veel genoemd leerdoel bij de cursussen die ik mag verzorgen: "hoe krijg ik mijn directie mee?". Voor iedereen die verantwoordelijk is voor 'ISO' binnen een organisatie een bekend vraagstuk. En dus vaak één van de voornaamste leerdoelen tijdens een cursus. En hoewel "leiderschap" toch duidelijk beschreven staat in de Harmonized Structure, lukt het maar zelden om écht invulling te geven aan dit onderdeel van het managementsysteem. Of zien we het allemaal verkeerd?

 

Toch?

Wie logisch redeneert kan niet anders concluderen dat ieder directielid warm moet lopen voor een manier om altijd goede producten of diensten te leveren, zo min mogelijk milieuschade te veroorzaken of een veilige werkomgeving te garanderen. Er zal toch nergens een directeur te vinden zijn, die er genoegen in schept om slechte producten te leveren? Toch?

Oorzaak

Hoewel zeer verleidelijk is om 'de directie' verantwoordelijk te stellen dat ze niet betrokken zijn, is het wellicht doeltreffender als wij - KAM-mensen - eerst naar onszelf kijken. Eén: weten we zelf wel wat we van de directie verwachten? En twee: hebben we dat ook duidelijk gecommuniceerd? Ik vrees dat veel van ons op minimaal één van de twee vragen 'nee' zal moeten antwoorden. 

Verwachtingen (1)

De norm is helder. In ISO 9001 zijn welgeteld 5 paragrafen waar letterlijk wordt aangegeven dat de directie 'iets' moet doen. In 5.1 staan wat zaken die de directie moet bewerkstelligen, waaronder (in 5.1.2) zorgen dat bekend is aan welke eisen van klanten en vanuit wet- en regelgeving moet worden voldaan. Bewerkstelligen. Ofwel, zorgen het gebeurt. Het vaststellen van het beleid (5.2) is logischerwijs een taak voor de directie. Net als het bepalen wie verantwoordelijk (5.3) is voor (enkele) essentiële taken binnen de organisatie. En uiteindelijk is het aan de directie om een oordeel te geven of de organisatie goed genoeg wordt gemanaged (9.3).

Verwachtingen (2)

Allemaal leuk en aardig, maar we weten allemaal dat de norm alleen voorschrijft 'wat' er moet gebeuren, maar niet 'hoe'. En omdat het 'hoe' niet in de norm, zullen we daarvoor zelf de vertaalslag naar onze eigen organisatie moeten maken. Zelf bepalen wat we nu echt verwachten van onze directie. En dit communiceren met onze directie.  Want we mogen niet verwachten dat de directie namelijk zomaar weet. Directieleden zijn geen gekwalificeerde gedachtelezers. En gezien de veelheid aan onderwerpen die aandacht vragen, kan het best zo zijn dat voor 'kwaliteit' geldt: geen nieuws is goed nieuws.

Verwachtingen (3)

Even twee uiterste. Als we de directie beschouwen als de 'eigenaar' van het managementsysteem. Zien we de directie dan het liefst als die autoliefhebber die eindelijk na jaren sparen die unieke droomauto heeft kunnen kopen? Die droomauto die door de week onder een beschermende hoes in de garage staat. Die ieder weekend van top tot teen wordt vertroeteld? Of vinden we het voldoende als de directie het managementsysteem beschouwt als een leaseauto. Met een al dan niet uitgebreid lease-contract. Bijna geen omkijken meer naar. Behalve zo nu en dan - op basis van meldingen van de leasemaatschappij - langs voor het laten uitvoeren van onderhoud. Onze taak: schets van het ideale plaatje. Niet met inkt, maar met potlood. Of waterverf.

Misschien …

En of het de ultieme oplossing is, weet ik niet, maar ik heb er als extern adviseur positieve ervaringen mee. Simpel met elkaar in gesprek gaan over wederzijdse verwachtingen. Zet als 'KAM' helder uiteen wat wordt verwacht van de directie. Een korte presentatie desnoods. Laat zien wat de overeenkomsten zijn met reeds bestaande directietaken. Kom er samen achter dat sommige 'nieuwe' taken helemaal niet nieuw zijn, maar anders genoemd worden. Bespreek het geschetste ideaalplaatje. Pas het in onderling overleg aan. En kom er achter dat de directie wél betrokken is, maar simpelweg voldoende moet worden betrokken door ons, de KAM-mensen. Als we iets willen verbeteren, zullen we namelijk (ook) zelf initiatief moeten tonen.


«   »