"DOORDAT JE ONS ZOVEEL ZELF HEBT LATEN DOEN, BEGRIJP IK BETER HOE ONS SYSTEEM IN ELKAAR ZIT" 

Ronald Spruit antwoordt.

Soms is het slechts een korte vraag. Over de betekenis van een eis uit een norm. Bijvoorbeeld een eis uit ISO 9001. Of ISO 14001, ISO 22301 of ISO 27001. Of over een eis uit ISO/IEC 17021, ISO/IEC 17065 of ISO/IEC 17029. Gewoon een kleine twijfel over de betekenis. Of een wat grotere twijfel, dan kan ook. Maar wel een twijfel die weggenomen moet worden.

Een mailtje met de vraag is zo verstuurd. Bijvoorbeeld naar advies@ronaldspruit.nl. Als ik een passend antwoord weet, is het beantwoorden voor mij meestal zo gedaan. Als ik geen antwoord weet, overigens ook, maar dat geeft minder voldoening.

Ronald Spruit implementeert.

Het gaat niet om het implementeren van een norm, maar om implementeren van een doeltreffend managementsysteem. Of de processen voor het uitvoeren van een conformiteitsbeoordeling. Een managementsysteem moet helpen om dingen (in één keer) goed te doen. En op momenten dat het onverhoopt toch niet (in één keer) goed was helpen om daar zo snel mogelijk een goede oplossing te vinden. Een proces voor conformiteitsbeoordeling moet altijd leiden tot een betrouwbare uitkomst. Dat is het doel.

Ik zoek samen met u naar de balans tussen wat nodig is aan 'beheersing' en wat nodig is aan 'flexibiliteit'. Tussen wat nodig is aan standaardisatie of documentatie en wat nodig is aan ruimte voor medewerkers om zelf te beslissen. Het doel is niet 'audit ready' of  'voldoen aan de norm', maar het is wel een van de resultaten.

Ronald Spruit audit.  

Vaak behelzen interne audits niet meer dan een jaarlijkse rituele dans om een externe auditor of assessor tevreden stellen. Omdat het nu eenmaal moet. Maar wist u dat interne audits heel waardevol kunnen zijn? En de leiding van uw organisatie cruciale informatie kunnen leveren? (Lees ook mijn blog over dit onderwerp.)

Ik zoek samen met u naar de meest geschikte methode(n) -passend bij uw organisatie- om de interne audits naar een hoger plan te tillen. Dat kan in de rol van auditteamleider. Maar ook door het trainen van uw auditteam, een gedeelte van de interne audit op te nemen of door het kritisch becommentariëren de resultaten van het auditteam.

Ronald Spruit spart.

Een KAM-coördinator moet het vaak maar alleen zien te redden. Géén directe collega's om ideeën mee te delen, vragen aan te stellen of grotere klussen mee aan te vliegen. Ik denk graag mee. 

Hoe prettig kan het dan zijn als hij of zij periodiek een ochtendje kan sparren. Ideeën toetsen. Gewoon samen vanuit meerder invalshoeken bekijken of het écht wel zo’n briljante oplossing is. Om het idee fijn te slijpen. Of geheel af te wijzen.

Ronald Spruit springt bij.

Er zijn van die momenten waar het KAM-werk even wat meer is dan normaal. Piekmomenten. Denk aan het (binnen 12 weken) oplossen van geconstateerde afwijkingen. Of het voorbereiden van interne audits.

Prettig om dan korte tijd te beschikken over iemand die het KAM-team direct kan aanvullen. Iemand die helpt om de klus te klaren binnen de beschikbare tijd. Ik heb het vaker gedaan.

Ronald Spruit interimt.

Soms is uw eigen KAM-coördinator even niet beschikbaar. En soms is even wat langer omdat hij of zij een 'andere uitdaging' heeft gevonden. De opvolger laat nog even zich wachten. Maar het werk gaat wel gewoon door.

Het liefst lost u dit intern op. Dat lijkt me verstandig. Maar het kan zijn dat de kaarten gewoon even anders liggen. Dan is inhuren voordeliger. Of sneller. Geen probleem om de honneurs tijdelijk waar te nemen.

Ook voor meer permanente ondersteuning kan ik van dienst zijn. Maar dan heet het geen 'interim'. 

Ronald Spruit traint.

Trainen is niet hetzelfde als het volgen van een cursus. Een training is bedoeld om kennis of vaardigheden te verwerven. Niet om te wachten tot het half vijf is en het certificaat van deelname wordt uitgereikt.

Het aanleren van nieuwe kennis of vaardigheden vergt tijd. En herhaling om die kennis of vaardigheden écht eigen te maken. Een training bestaat daarom uit meerdere sessies, observaties en (zelf) reflectie.

Een training kan gaan over het uitvoeren van interne audits of het omgaan met afwijkingen. Of welke andere niet eenmalig benodigde kennis of vaardigheid.

Ronald Spruit werkt in.

Het kan lastig zijn om dat schaap met de vijf poten te vinden. Goede KAM-medewerkers zijn gewild. En daarom niet altijd makkelijk te werven. Een optie is om de oorspronkelijke eisen ietwat te verlichten. De lat wat verlagen. En vervolgens uit te gaan van een wat langer inwerktraject.

Mijn rol kan zijn om de nieuwe medewerker een periode te begeleiden. Waarbij ik eventueel ook een ontbrekende vaardigheid kan opvullen als uw nieuwe collega deze niet bezit. De lat leggen we stapsgewijs op de gewenste hoogte.

Ronald Spruit re-animeert.

Soms heeft u zelf andere prioriteiten. Soms al wat langere tijd. Daardoor is het onderhoud van uw managementsysteem of uw proces er wat bij ingeschoten. U bent niet de eerste die dat overkomt, maar uw systeem of proces is meer dood dan levend.

Wat ooit goed was, is op zich weer eenvoudig opnieuw tot leven te wekken. Maar het moet wel gedaan worden. Het liefst voordat uw klant, certificatie-instelling of accreditatie-instelling op de stoep staat voor een grondige audit.

Met heldere en concrete afspreken én de nodige inspanning kunnen we samen veel bereiken in korte tijd. Maak wel voldoende ruimte in uw agenda.

Wie belden al eerder?

Organisaties waar ik ondersteuning bied en heb geboden zijn onder meer werkzaam in de offshore, semioverheid, ICT, industrie en zakelijke dienstverlening. Maar ook in certificatie- en inspectiesector heb ik mogen adviseren. Er is niet echt een sector die er echt uit springt. Ook de omvang varieert van (letterlijk) eenmanszaken tot multinationals met enkele duizenden medewerkers.

Afspraken over ondersteuning

Onze samenwerking kan op projectbasis, op basis van een vast aantal uren per periode, maar ook op afroep. Maar vooral op basis van wederzijds vertrouwen; onze samenwerking kan alleen succesvol zijn als we er allebei blijvend positief in staan.  De eerste stap is dat we met elkaar in contact komen om elkaar te leren kennen.